由于工作需要，党政机关和事业单位经常要召开内部会议或参加外部会议，这些会议涉及的领导和部门科室范围不一，人数也不尽相同，有时候甚至还会出现多个会议同时召开的情况。我们知道会议主要由发起、通知、召开、记录和落实等几个方面组成，对于会务工作人员来说还要涉及到会议室管理的内容，当会议数量较多且密集召开的时候，如何科学、高效地进行会议管理成为了一个不容忽视的问题。

根据工作要求，不论是单位内部召开会议还是参加上级或同级的外部会议，都需要提前通知与会人员并做好相关会务、接待（接送）安排。但在实际工作中，由于各类会议的并发性、指向性以及会议室安排上的信息不对称，可能会出现同一与会人需要在同一时间段参加两个不同会议，或者同一会议室在同一时间段面临两个不同会议的情况，这往往给会议管理部门（如办公室或综合科）带来不小的麻烦。对于采用了华天动力政务版OA系统的政府部门和机关单位来说，上述问题就能够轻松避免。

华天动力政务版OA系统提供了专门的会议管理功能模块，不但建立了会议日历便于查看会议安排情况，而且从与会人员、会议室占用、会议的具体管理和会议纪要生成等相关内容都进行了相当全面的功能设计，能够满足会议管理的几乎所有需要，帮助政府部门和机关单位实现更加准确、高效和务实的会议管理目标。

会议发起：

当接到外部会议通知或内部会议安排时，行政秘书或者系统管理员就可以在OA系统中“个人办公”栏目下的“我的行政”子栏目中点击“会议发起”按钮，进入OA系统会议发起窗口。在这个窗口中，会议主题、选择会议室和与会人员是三个必填（选）项，会议类型、主持人、主办部门、联系人、联系方式、会议开始与结束时间、会议纪要员、资源准备、会议内容等均可自由填写或选择添加。在窗口最下方还提供了一个附件栏，可将外部会议通知的文件或电话记录内容以电子档的形式上传OA系统，供后续审核者参考。

会议审批：

OA系统默认由管理员对会议发起进行审批，OA系统管理员确认信息无误之后，可以根据实际情况选择同意、不同意，也可以对会议审批添加备注或退回申请，在某些情况下甚至还可以直接结束审批将此会议申请搁置。

会议通知：

当会议发起申请通过OA系统审批之后，会议通知将以系统消息的形式通知所有与会人员。但OA系统会议发起者（行政秘书或管理员）仍然可以点击“发送会议通知”按钮，在弹出的窗口中选择通知人员（未回执人员或与会人员）和通知方式（系统消息、电子邮件、手机短信）后，进行一键发送通知，非常方便。OA系统人性化的会议通知设定，使得会议通知变得相当高效和轻松，大大减轻了传达会议通知的工作量并提高了会议通知速度，与会人员能否参会也可以在回执列表中一目了然。

会议变更：

有的时候会遇到会议推迟、取消等情况，那么OA系统会议发起者可以提前1天进行会议变更或取消的操作，变更或取消之后会以系统消息的形式通知所有与会人员。如果是会议当天临时推迟或取消的话，可以通过OA系统发布系统消息通知与会人员。

会议日历：

在OA系统会议日历中，用户可以查看最近一周的会议安排情况，包括与会人员、会议室使用情况和具体会议时间段等信息。OA系统会议日历可以按日、按周或按列表进行查看，其中按日、按周查看可以更直观地看出会议安排的分布情况，便于会议审批者对新到的会议发起申请进行审批，从而及时协调、有效避免与会人员和会议地点的冲突。

会议签到：

政府部门的很多会议都是需要各单位人员来参加，所以对于会前的签到工作非常难处理。目前，采用的方式通常是打印签到表，由各单位人员直接签署姓名及所在单位、联系方式等信息，但是这种方式经常会出现代签、换人替签等多种问题，对于会后的统计工作也比较困难。鉴于此种情况，华天动力政务OA系统的会议管理中增加了会议签到功能。

该功能不仅能够能够自动导出会议签到表提供打印外，更是提供了微信扫码签到、APP扫码签到等多种签到功能。为了防止出现有现场人员拍照签到二维码发给没来开会的人员这种情况，系统的二维码采用类似于微信、支付宝付款的方式，动态随机生成。即使会场外人员收到二维码，在扫码后会因为二维码失效而无法签到。

以上只是华天动力政务版OA系统的会议管理模块的使用流程简介，在实际应用中这套政务版OA系统还可以根据需要过行多样化的会议维护、会议发起（包括周期性会议创建），会议结束后，会议纪要员完成会议纪要填写后可以发布给相关人员传阅学习，需要办理的工作内容可以直接转为任务进行分配，使会议的要求和精神得以有效执行和落实。